Teleconference menjadi opsi yang populer untuk mengadakan pertemuan virtual dari jarak jauh. Cara ini memberikan alternatif bagi individu atau bisnis untuk berkomunikasi melalui suara atau visual, tanpa harus berada dalam satu tempat, tetapi tetap mempertahankan keintiman.
Dengan perkembangan teknologi, berbagai alat teleconference tersedia untuk memenuhi kebutuhan penggunanya. Tetapi, apa sebenarnya teleconference itu? Apa manfaatnya, dan bagaimana cara menggunakannya? Temukan jawabannya dalam artikel berikut.
Apa itu Teleconference?
Teleconference atau telekonferensi adalah pertemuan yang melibatkan beberapa orang yang terpisah jaraknya dan dilakukan melalui media digital. Aktivitas ini sering juga disebut sebagai telewicara atau teleseminar.
Pada awalnya, telekonferensi mulai populer pada awal tahun 2000-an. Pada masa itu, media yang digunakan umumnya adalah telepon atau televisi.
Namun, dengan pesatnya perkembangan teknologi dalam beberapa dekade terakhir, telekonferensi kini menggunakan beragam media yang lebih canggih.
Melalui portal teleconference yang terhubung dengan internet, kini Anda bisa melakukan telekonferensi dengan mudah bersama orang-orang dari berbagai belahan dunia menggunakan komputer atau smartphone.
Tujuan Teleconference
Banyak orang menggunakan telekonferensi untuk menghemat waktu dan biaya, karena memungkinkan pertemuan antara individu yang berada di lokasi yang berbeda.
Ini mengurangi kebutuhan untuk melakukan perjalanan fisik ke lokasi tertentu, yang dapat menghabiskan waktu dan biaya transportasi.
Selain itu, telekonferensi juga digunakan untuk:
Meningkatkan efektivitas komunikasi jarak jauh antara dua orang atau lebih.
Memfasilitasi pertukaran informasi dengan cara yang efisien.
Memungkinkan diskusi langsung tentang topik tertentu melalui media audio-visual.
Menghilangkan kebutuhan untuk pertemuan tatap muka, sehingga menghemat waktu dan biaya yang terkait.
Baca Juga : Cara Menerapkan Manajemen Waktu yang Efektif
Jenis Jenis Teleconference
Untuk memahami secara menyeluruh tentang teleconference, penting untuk mengenal jenis-jenisnya. Terdapat empat jenis teleconference berdasarkan media yang digunakan:
Audio Teleconference
Teleconference jenis ini menggunakan suara sebagai satu-satunya media. Para peserta terhubung melalui layanan telepon, memungkinkan interaksi langsung.
Sebelum dimulainya sesi audio teleconference, peserta biasanya sudah mengetahui agenda dan mendapatkan materi diskusi secara tertulis.
Audio-Graphic Teleconference
Merupakan evolusi dari audio teleconference. Selain menggunakan telepon sebagai media utama, sesi ini juga didukung oleh informasi visual seperti gambar, diagram, atau dokumen yang dikirimkan selama konferensi berlangsung.
Computer Teleconference
Jenis teleconference ini terhubung melalui jaringan internet, menggunakan email atau portal khusus untuk mengundang peserta.
Persiapan konferensi mirip dengan audio conference, di mana materi diskusi sering dikirimkan sebelumnya.
Video Teleconference
Video teleconference menggunakan video sebagai media utama, memungkinkan pertemuan tatap muka virtual antar peserta.
Ini memungkinkan interaksi langsung seperti dalam pertemuan fisik. Jenis ini merupakan yang paling umum digunakan saat ini karena efektivitasnya dalam berkomunikasi secara visual.
Kelebihan Teleconference:
Menghemat Waktu dan Uang: Teleconference memungkinkan interaksi meskipun berjauhan, mengurangi kebutuhan akan perjalanan dan biaya yang terkait.
Menjangkau Lebih Banyak Peserta: Dengan teleconference, lebih banyak peserta dapat dijangkau secara efektif dalam satu waktu.
Meningkatkan Kualitas Komunikasi: Teleconference tidak hanya menyediakan audio, tetapi juga video, meningkatkan kualitas komunikasi.
Pengalaman yang Menyenangkan: Teleconference menciptakan pengalaman yang lebih menyenangkan dibandingkan dengan metode komunikasi konvensional.
Media Komunikasi yang Variatif: Teleconference menawarkan berbagai pilihan media komunikasi yang bervariasi, meningkatkan fleksibilitas.
Kekurangan Teleconference:
Ketersediaan Alat yang Terbatas: Sebagian alat teleconference mungkin sulit ditemukan, membatasi aksesibilitasnya.
Pengaturan yang Sulit: Instalasi teleconference seringkali memerlukan kehati-hatian dan proses yang rumit.
Ketergantungan pada Jaringan Internet: Kualitas teleconference sangat tergantung pada koneksi internet yang stabil.
Memerlukan Ruang yang Luas untuk Video Conference: Untuk melakukan konferensi video, diperlukan lokasi yang cukup besar untuk menampung peserta.
Baca Juga : Inilah Makna Stakeholder, Yuk Baca Informasinya!
Manfaat Teleconference
Selain memahami konsep telekonferensi dan variasinya, penting untuk memahami keunggulan-keunggulan yang dimilikinya. Berikut adalah beberapa diantaranya:
Menghemat Waktu dan Biaya: Dengan menggunakan telekonferensi, Anda tidak perlu mengeluarkan biaya perjalanan atau waktu untuk bertemu dengan peserta lain secara langsung. Terutama di era pandemi saat ini, ini merupakan keuntungan besar.
Mudah Dijadwalkan: Telekonferensi bisa dijadwalkan dengan cepat, bahkan hanya dalam beberapa jam sebelum sesi dimulai. Semua peserta dapat bergabung melalui tautan yang diberikan dan mengakses platform telekonferensi melalui komputer atau ponsel mereka.
Meningkatkan Produktivitas: Selain memfasilitasi komunikasi, telekonferensi juga dapat meningkatkan produktivitas peserta. Komunikasi dua arah, pertukaran ide, dan pengambilan keputusan dapat dilakukan tanpa harus bertemu langsung.
Fleksibel: Telekonferensi sangat fleksibel, memungkinkan Anda untuk bergabung dari mana saja dan kapan saja. Platform telekonferensi saat ini juga memungkinkan berbagi dan mengedit file secara bersamaan selama konferensi berlangsung.
Melihat keunggulan-keunggulan ini, tak heran jika telekonferensi semakin populer dan menjadi solusi utama untuk menjaga produktivitas kerja, terutama di masa post pandemi yang membatasi pertemuan langsung.
XOEO adalah salah satu event organizer Jakarta yang bisa mempersiapkan teleconference yang terbaik untuk perusahaan dan brand Anda. Konsultasikan segera!
Comments