Pandemi COVID-19 mengubah banyak hal dalam gaya hidup kita. Banyak yang merasakan perubahan besar dengan lebih banyak waktu di rumah dan bekerja dari sana. Virtual meeting pun jadi keseharian. Ini bukan lagi sesuatu yang aneh—sebelumnya lebih condong pada pertemuan langsung, sekarang virtual meeting jadi pilihan utama, mengedepankan kesehatan semua pihak.
Kenapa Virtual Meeting?
Virtual Meeting tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga memungkinkan kolaborasi lintas wilayah tanpa kendala logistik. Dari perusahaan besar hingga startup, virtual meeting memberikan fleksibilitas yang luar biasa dalam menghubungkan tim yang terpencar di berbagai lokasi.
Kunci Sukses Virtual Meeting
Virtual Meeting telah menjadi tulang punggung dalam kolaborasi bisnis modern. Dalam era dimana mobilitas dan keterbatasan geografis menjadi hambatan, virtual meeting menjadi jawaban untuk menjembatani kesenjangan dan memfasilitasi pertukaran ide yang cepat. Namun, mengelola pertemuan ini secara efektif bukanlah tugas yang sederhana.
Persiapan yang Matang: Rencanakan pertemuan dengan agenda yang jelas. Pastikan setiap peserta memiliki informasi yang diperlukan sebelum pertemuan dimulai.
Teknologi yang Handal: Pilih platform yang andal dan sesuai kebutuhan. Pastikan koneksi internet stabil untuk menghindari gangguan teknis yang mengganggu jalannya pertemuan.
Interaksi yang Aktif: Dalam Virtual Meeting, penting untuk mendorong interaksi. Berikan ruang bagi setiap orang untuk berpartisipasi dan memberikan kontribusi.
Pemimpin yang Efektif: Seorang pemimpin pertemuan yang efektif membantu menjaga jalannya diskusi dan fokus pada tujuan pertemuan.
Etika Pertemuan: Ada etika yang harus diikuti dalam Virtual Meeting. Hindari mencela, aktif mendengarkan, dan pastikan notifikasi diatur dengan baik.
Caranya Menyelenggarakan Virtual Meeting
Bagaimana menyelenggarakan virtual meeting dengan efektif? Banyak yang masih meraba karena sering kali kesempatan ini terlalu berlarut-larut tanpa arah dan jadwal yang jelas.
Momen seperti itu pasti mengganggu alur pekerjaan Anda. Inilah cara-cara mengelola virtual meeting dengan efisiensi.
1. Agenda yang Jelas
Langkah pertama yang tak terelakkan adalah merancang agenda. Seringkali, meeting hanya fokus pada satu topik, namun tanpa struktur yang jelas. Inilah saatnya agenda hadir.
Mulailah dengan poin-poin kunci meeting, susun alur pembicaraan, dan pastikan peserta memiliki semua yang diperlukan. Siapa yang hadir, apa yang harus disiapkan, serta dokumen yang diperlukan. Agenda yang terstruktur akan mengalirkan meeting dengan lebih efektif.
2. Waktu yang Tepat
Pilihlah waktu yang pas. Tentukan jadwal dari jauh hari agar setiap peserta bisa mempersiapkan diri. Pastikan peserta tidak memiliki konflik jadwal lain pada waktu meeting.
3.Ikuti Agenda
Ketika meeting dimulai, ikutilah agenda yang telah disiapkan. Tampilkan agenda kepada semua peserta untuk memastikan semua terinformasi tentang agenda tersebut.
4. Mengerti Etika
Jangan menyela, pastikan notifikasi dalam mode senyap, dan beri kesempatan kepada setiap peserta untuk berbicara. Dengan itu, virtual meeting akan berjalan lancar.
5. Tentukan Hasil
Banyak meeting gagal karena tidak menetapkan hasil yang diinginkan. Anda perlu merangkum hasil meeting, langkah-langkah yang diambil, penanggung jawab, dan deadline. Juga tentukan jadwal meeting selanjutnya agar peserta bisa menyiapkan diri.
Membuat virtual meeting lebih efektif bukan hal sulit.
Dengan langkah-langkah ini, setiap Virtual Meeting dapat berjalan lancar, memberi inspirasi, dan mengembangkan bisnis. Jika Anda membutuhkan perangkat virtual meeting terbaik, Anda bisa menggunakan Cisco Webex Room Kit dari XOEO.
Solusi lengkap untuk Virtual Meeting, pasanglah di kantor Anda untuk diskusi yang lebih lancar. Kunjungi XOEO Indonesia untuk info selengkapnya!
Comments