Kegiatan yang telah Anda susun dengan teliti dapat menjadi kurang efektif jika jumlah peserta atau pengunjungnya terbatas. Inilah alasan mengapa perusahaan, bahkan yang besar sekalipun, bekerja sama dengan mitra media untuk meningkatkan jangkauan publikasi acara ke audiens yang lebih luas.
Melihat peran pentingnya, penting bagi Anda untuk memahami cara memilih dan berkomunikasi dengan mitra media secara efektif.
Hal ini krusial karena dapat mempengaruhi keberhasilan keseluruhan acara yang Anda selenggarakan. Yuk kita telaah lebih lanjut dalam konten artikel berikut ini:
Bagaimana Cara Menemukan Media Partner yang Tepat?
Banyaknya perusahaan yang menawarkan jasa sebagai media partner untuk event telah menciptakan persaingan yang ketat. Oleh karena itu, penting untuk berhati-hati dalam memilih mitra media yang sesuai untuk acara Anda.
Anda tentu tidak ingin mengeluarkan biaya besar-besaran hanya untuk melihat publikasi Anda gagal mencapai target, bukan?
Baca Juga : Contoh Minutes of Meeting dan Cara Membuatnya!
Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk menemukan mitra media yang tepat:
Memahami dengan Jelas Siapa Target Peserta Anda
Sebelum menghubungi media tertentu, pastikan Anda memahami dengan baik segmen peserta yang menjadi target acara Anda.
Setiap media memiliki audiens yang berbeda, oleh karena itu penting untuk memastikan bahwa media yang Anda pilih sesuai dengan target audiens Anda.
Contohnya, jika acara Anda ditujukan untuk anak muda, pastikan mitra media Anda juga populer di kalangan mereka.
Mengumpulkan Referensi dan Melakukan Perbandingan
Setelah Anda memiliki pemahaman tentang target audiens Anda, kumpulkan sebanyak mungkin referensi media partner yang sesuai.
Hal ini memungkinkan Anda untuk membandingkan layanan, paket harga, dan rekam jejak masing-masing media.
Buatlah perbandingan berdasarkan fokus perusahaan dan tingkat ketertarikan Anda terhadap masing-masing media.
Menyusun Penawaran yang Menarik dalam Proposal
Meskipun proposal memiliki banyak aspek, namun bagian paling penting adalah penawaran. Pastikan penawaran Anda menarik dan memberikan keuntungan yang jelas kepada mitra media potensial Anda.
Pikirkan dengan matang apa keuntungan yang dapat Anda tawarkan agar media tertarik bekerja sama dengan Anda.
Merancang Desain Visual Proposal yang Menarik
Visualisasi penawaran Anda dapat meningkatkan daya tarik proposal Anda. Desain yang menarik tidak hanya estetis, tetapi juga meningkatkan kesan profesionalisme dan kepercayaan dari mitra media Anda.
Proposal yang menarik secara visual juga dapat membedakan Anda dari pesaing dan menarik perhatian mitra potensial Anda.
Personalisasi Pesan saat Menghubungi Media
Hindari penggunaan template standar saat menghubungi media. Pesan yang personal dan relevan dengan karakteristik masing-masing media akan lebih berhasil menarik perhatian dan minat mereka.
Investasikan waktu untuk membuat pesan yang personal dan sesuai dengan kebutuhan masing-masing media.
Teliti Pesan yang Anda Kirimkan
Sebelum mengirimkan pesan, pastikan untuk memeriksa kembali keseluruhan konten pesan Anda. Pastikan semua informasi jelas dan mudah dimengerti, dan periksa kesalahan ketik serta tanda baca.
Cara Menghubungi Media Partner
Ingatlah bahwa mencari mitra media untuk acara Anda merupakan upaya profesional di antara perusahaan.
Oleh karena itu, ada etika tertentu yang perlu Anda perhatikan saat membangun hubungan, terutama ketika pertama kali menghubungi mereka.
Berikut adalah etika yang perlu diperhatikan:
Kenalkan Diri Terlebih Dahulu
Seperti dalam hubungan sosial biasa, penting untuk memulai dengan pengenalan diri sebelum membangun kedekatan. Hal yang sama berlaku dalam hubungan profesional dengan mitra media untuk acara Anda.
Pihak media tidak akan percaya pada proposal yang diajukan sebelum mengenal latar belakang Anda. Oleh karena itu, saat menghubungi mereka melalui media sosial atau surel, perkenalkan diri Anda dengan menyebutkan:
Instansi atau komunitas tempat Anda bernaung sebagai penyelenggara acara.
Maksud dan tujuan Anda menghubungi media.
Nomor telepon yang dapat dihubungi.
Spesifikasikan Acara Anda
Selain mengetahui siapa pengirim proposal, mitra media untuk acara Anda perlu mengetahui garis besar acaranya. Pastikan informasi berikut telah Anda sampaikan:
Tema acara beserta taglinenya.
Lokasi dan tanggal acara.
Alasan di balik penyelenggaraan acara dan tujuan yang ingin Anda capai.
Segmen peserta atau pengunjung yang Anda targetkan.
Jenis kerja sama yang Anda harapkan dari pihak media.
Proposal terlampir.
Informasi ini sebenarnya sama dengan yang terdapat dalam proposal. Di sini, Anda hanya perlu menyampaikannya secara singkat, padat, dan jelas.
Sampaikan Inti Penawaran Kerja Sama
Tidak semua mitra media untuk acara akan membaca proposal yang dilampirkan saat mengecek surel.
Mereka baru akan melakukannya jika tertarik. Oleh karena itu, disarankan untuk menyampaikan kembali penawaran kerja sama yang tercantum dalam proposal, namun dengan lebih singkat.
Hindari Memberi Tekanan Berlebihan
Ketegasan dalam hubungan profesional penting untuk menunjukkan keseriusan, namun hindari memberi tekanan berlebihan. Berikan waktu yang wajar bagi mitra media untuk merespons permintaan Anda.
Gunakan Gaya Bahasa yang Tepat
Dalam menulis pesan kepada mitra media, Anda dapat menggunakan gaya bahasa santai, terutama jika audiens mereka adalah anak muda. Tetap jaga kesopanan agar tidak terlihat tidak profesional.
Dengan memperhatikan etika ini, Anda dapat membangun hubungan yang baik dengan mitra media untuk acara Anda.
XOEO adalah salah satu event organizer Jakarta yang siap menjadi mitra terbaik Anda dalam menyusun acara. Kami tidak hanya membantu dalam perencanaan dan pelaksanaan acara, tetapi juga mencakup pemilihan mitra media yang tepat untuk kesuksesan acara Anda.
Comments