Cara Membuat Rundown Acara yang Efektif!

Berikut adalah cara membuat rundown acara beserta contohnya, serta pentingnya memahaminya agar tidak mengalami kebingungan.

Rundown acara adalah dokumen yang merinci jadwal dan kegiatan yang akan dilakukan dalam suatu acara, termasuk siapa yang bertanggung jawab atas setiap kegiatan. Dokumen ini sangat penting untuk memastikan kelancaran jalannya acara.

Namun, bagaimana sebenarnya cara membuat rundown acara dan bagaimana contohnya? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, XOEO memberikan beberapa tips sebagai panduan.

Apa Itu Rundown Acara?

Rundown acara adalah susunan acara yang dibuat untuk mengatur berbagai kegiatan dalam sebuah program secara sistematis. Ini mencakup rangkaian aktivitas yang diatur dengan durasi waktu tertentu.

Penggunaan rundown acara umumnya terjadi dalam acara formal yang melibatkan banyak orang. Ini biasanya disusun oleh penyelenggara acara atau event organizer dan menjadi bagian integral dari perencanaan acara.

Dalam pembuatan rundown acara, template berupa tabel sering digunakan. Ini diterapkan dalam berbagai macam acara, termasuk upacara keagamaan, seminar, acara televisi, talkshow, konser musik, pernikahan, peresmian gedung, gathering, dan sebagainya.

Baca Juga : 7 Hadiah Event Terbaik Dijamin Berkesan!

Siapa yang Bertanggung Jawab atas Penyusunan Rundown Acara?

Pada setiap acara, penting untuk memiliki seseorang yang bertugas menyusun rangkaian kegiatan. Rundown acara umumnya digunakan dalam acara-acara resmi yang dihadiri oleh tamu-tamu penting, seperti pejabat negara.

Namun, siapakah yang sebenarnya bertanggung jawab atas penyusunan rundown tersebut agar acara dapat berjalan lancar tanpa kekurangan?

Berikut adalah pihak-pihak yang memiliki tanggung jawab dalam menyusun rundown acara:

Di instansi pemerintahan, tugas ini biasanya ditangani oleh staf protokol yang ada di Divisi Hubungan Internasional di pemerintahan kabupaten atau provinsi.

Di perusahaan swasta, tugas penyusunan susunan acara dilakukan oleh sekretaris, divisi hubungan masyarakat, atau staf khusus direktur utama.

Di organisasi sosial, kepemudaan, atau mahasiswa, yang bertanggung jawab menyusun rundown adalah sekretaris, bagian organisasi, atau panitia pelaksana acara.

Namun, untuk acara-acara yang bersifat tidak resmi seperti ulang tahun, perayaan hari jadi pernikahan, atau acara lainnya, seseorang dapat bekerjasama dengan penyelenggara acara yang memiliki pengalaman dalam dunia peristiwa.

Penting untuk dicatat bahwa baik untuk acara resmi maupun tidak resmi, proses penyusunan acara harus menjadi bagian dari evaluasi oleh panitia sebelum pelaksanaan acara.

Bagi mereka yang terbiasa terlibat dalam kepanitiaan sejak di sekolah, penyusunan rundown acara pasti bukan hal yang asing.

Biasanya, saat di sekolah, rundown acara disusun oleh siswa di bagian OSIS atau melalui lowongan relawan panitia.

Di dunia profesional, umumnya ada divisi khusus yang bertanggung jawab atas jalannya sebuah acara dari awal hingga akhir, mulai dari persiapan hingga evaluasi.

Jika tidak ada divisi khusus yang dapat ditunjuk sebagai panitia acara, biasanya akan disewa jasa penyelenggara acara (EO) untuk mendapatkan hasil terbaik.

Baca Juga : Ketahui Tema Pensi yang Unik dan Menarik!

Cara Membuat Rundown Acara

Berikut adalah panduan langkah demi langkah dalam membuat rundown acara yang merupakan bagian krusial dari perencanaan serta pelaksanaan berbagai jenis acara, termasuk seminar, konferensi, pertemuan bisnis, hingga pernikahan.

Menetapkan Tujuan Acara

Tahap pertama dalam menyusun rundown acara adalah menetapkan tujuan acara secara jelas.

Tujuan yang ditetapkan akan membantu Anda dalam menentukan format serta konten yang tepat untuk disertakan dalam rangkaian acara.

Mengidentifikasi Target Audiens

Selain tujuan acara, identifikasi target audiens juga merupakan hal yang krusial. Pemahaman tentang audiens membantu dalam menyesuaikan kegiatan yang relevan dan menarik bagi peserta.

Merinci Rangkaian Acara

Langkah selanjutnya adalah merinci rangkaian acara secara terstruktur, mulai dari pembukaan, acara utama, hingga penutup. Penyusunan ini memastikan kesinambungan dan kelancaran acara.

Menetapkan Durasi Setiap Kegiatan

Penetapan durasi untuk setiap kegiatan sangat penting agar tidak terlalu padat atau terlalu panjang. Pengalokasian waktu yang tepat memastikan setiap kegiatan dapat berjalan sesuai konteksnya.

Menunjuk Penanggung Jawab Kegiatan

Setiap kegiatan dalam rundown acara memerlukan penanggung jawab yang bertugas memastikan kelancaran pelaksanaannya. Penunjukan ini penting untuk mengatur setiap kegiatan dengan baik.

Koordinasi dengan Pembicara dan Peserta

Jika melibatkan pembicara atau narasumber, koordinasi sebelum acara penting untuk memastikan kehadiran mereka dan menjaga kelancaran sesi. Komunikasi yang baik membantu mencegah kendala yang tidak diinginkan.

Pembuatan Grafis Rundown

Setelah penyusunan rundown, buatlah format grafis yang mudah dipahami, misalnya dalam bentuk tabel atau diagram. Tampilan visual membantu peserta memahami alur acara dengan lebih baik.

Revisi dan Finalisasi

Terakhir, lakukan revisi dan finalisasi pada rundown acara. Pastikan semua informasi tercantum dengan akurat dan lengkap sebelum disebarkan kepada pihak terkait.

Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat membuat rundown acara yang terstruktur dan efektif untuk berbagai jenis kegiatan.

XOEO Indonesia merupakan salah satu Event Organizer Jakarta yang dapat menjadi solusi bagi Anda untuk mengadakan acara yang lebih menarik.