Setiap pertemuan resmi membutuhkan persiapan yang penting, yaitu penyusunan minutes of meeting. Dengan menggunakan minutes of meeting, proses pertemuan akan terdokumentasi secara terperinci dan teratur. Oleh karena itu, penyusunan Minutes of Meeting (MoM) dan contoh harus dilakukan dengan teliti agar tidak ada informasi yang terlewatkan dalam rangkuman pertemuan.
Bagi yang belum terbiasa, berikut adalah penjelasan lebih rinci tentang minutes of meeting yang perlu dipahami.
Apa yang Dimaksud dengan Minute of Meeting?
Minute of Meeting, atau biasa disingkat sebagai MoM, merujuk pada catatan rinci mengenai poin-poin penting yang dihasilkan dari suatu rapat.
Umumnya, perusahaan dan organisasi menggunakan Minutes of Meeting untuk mencatat hasil rapat secara formal.
Menariknya, istilah "Minutes" di sini tidak berkaitan dengan durasi waktu rapat. Istilah "Minutes of Meeting" pertama kali muncul pada abad ke-18 dan berasal dari bahasa Latin "Minutia Scriptura," yang artinya "catatan kecil."
Pentingnya Minutes of Meeting
Selain sebagai catatan vital dari suatu rapat, Minute of Meeting juga memiliki peran penting dalam memahami alasan di balik pengambilan keputusan oleh suatu perusahaan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa Minutes of Meeting memiliki signifikansi yang tinggi:
MoM mencatat hasil diskusi dan keputusan yang diambil oleh suatu organisasi.
Menyediakan pengingat mengenai siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu.
Berfungsi sebagai bukti konkret dari batas waktu tugas yang ditetapkan.
Mempermudah anggota yang tidak dapat hadir dalam rapat untuk tetap memperoleh pembaruan mengenai informasi penting yang dibahas.
Jenis Minutes of Meeting
Terdapat dua jenis Minutes of Meeting (MoM) yang umum digunakan:
Minutes of Meeting untuk Rapat Formal:
Dokumen MoM dalam rapat formal biasanya disusun dengan struktur yang lebih terorganisir dan menggunakan bahasa yang resmi.
Contoh rapat formal meliputi rapat tahunan, Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), dan kegiatan serupa.
Minutes of Meeting untuk Rapat Informal
MoM untuk rapat informal cenderung lebih santai dan tidak terikat pada format yang ketat. Namun, penting untuk tetap menjaga kejelasan informasi yang disampaikan dalam rapat.
Contoh rapat informal termasuk rapat harian, rapat tim internal, briefing divisi, dan
sejenisnya.
Cara Membuat Minutes of Meeting
Langkah-langkah dalam menyusun Minutes of Meeting (MoM) terdiri dari tiga tahapan, yaitu:
Persiapan Sebelum Rapat
Sebelum rapat dimulai, penting untuk memilih format atau templat serta alat tulis yang akan digunakan untuk membuat MoM. Alat tulis bisa berupa laptop, tablet, atau bahkan pulpen dan kertas sederhana.
Pilihlah alat yang paling nyaman dan familiar bagi Anda. Jika menggunakan alat digital, siapkan juga pulpen dan kertas sebagai cadangan.
Selain itu, pastikan untuk membaca agenda rapat dan memahami urutan jalannya rapat. Ketahui topik-topik yang akan dibahas agar Anda dapat memahami gambaran besar yang akan dicatat.
Selama Rapat Berlangsung
Saat rapat dimulai, siapkan daftar kehadiran dan catat semua peserta yang hadir. Pastikan untuk mencatat semua anggota rapat dan kenali setiap individu untuk memudahkan Anda dalam mencatat opini mereka.
Jangan lupa untuk mencatat waktu mulai dan berakhirnya rapat. Saat membuat MoM, pastikan untuk mencatat isi rapat secara rinci, termasuk pendapat dari setiap peserta. Pastikan setiap catatan bersifat objektif dan hindari penambahan opini pribadi.
Setelah Rapat Berakhir
Setelah rapat selesai, periksa kembali catatan Anda, pastikan isinya lengkap dan tidak ada kesalahan ejaan. Susunlah catatan dalam format yang rapi dan cantumkan nama setiap peserta serta pemimpin rapat.
Untuk menghindari kesalahan, mintalah bantuan peserta rapat untuk membantu dalam pemeriksaan catatan. Anda juga bisa bertanya kepada peserta apakah ada hal yang terlewatkan.
Setelah yakin dengan MoM yang disusun, serahkan kepada pihak yang bertanggung jawab atas rapat untuk didistribusikan kepada peserta lainnya.
Contoh Minutes of Meeting
Minutes of Meeting
Meeting Date: 15 January 2023
Meeting Time: 10:00 AM - 11:30 AM
Meeting Location: Conference Room A
Attendees:
John Doe (Chairperson)
Jane Smith (Secretary)
David Brown
Emily Green
Michael Lee
Sarah White
Agenda:
Review of Quarterly Sales Performance
Marketing Strategy Discussion
Budget Allocation for Q2
Meeting Proceedings:
1. Review of Quarterly Sales Performance:
John Doe initiated the meeting by presenting the sales figures for the previous quarter.
David Brown raised concerns about the decline in sales in the West Coast region.
Emily Green suggested exploring new marketing channels to boost sales.
2. Marketing Strategy Discussion:
Sarah White proposed launching a social media campaign targeting younger demographics.
Michael Lee emphasized the importance of influencer collaborations to increase brand visibility.
Jane Smith agreed to research potential advertising platforms and report back by the next meeting.
3. Budget Allocation for Q2:
The team discussed allocating a higher budget to digital marketing initiatives.
John Doe suggested reallocating funds from traditional advertising to online platforms.
Emily Green proposed conducting a cost-benefit analysis before finalizing the budget allocation.
Action Items:
Jane Smith to research advertising platforms for the marketing strategy.
Emily Green to conduct a cost-benefit analysis for proposed budget reallocation.
David Brown to investigate reasons for declining sales in the West Coast region.
Next Meeting: 30 January 2023, 10:00 AM, Conference Room A
Meeting Adjourned: 11:30 AM
Apabila Anda ingin membuat event yang sesuai dan terencana, Anda bisa berkonsultasi bersama Event Organizer Jakarta sekarang juga!
Comentários