Sebagai seorang klien, kira kerap kali bertanya, apakah sebuah EO merupakan event organizer Indonesia yang bisa diandalkan dalam menjalankan event kita?
Sebuah event organizer memiliki jabatan pekerjaan yang sangat beragam dan banyak layanan yang ditawarkan, misalnya event planner, promotor konser, wedding organizer, dan sebagainya.
Hal ini seringkali sulit untuk digambarkan dan dibedakan satu dari yang lainnya. Ini bisa membuat kita yang masih awam menjadi bingung dalam memilih jasa event organizer yang cocok untuk membantu kita menghelat acara spesial kita.
Tentu saja kita harus mencari event organizer yang sudah berpengalaman di bidang yang kita butuhkan secara spesifik. Sebuah wedding organizer tentu saja akan kesulitan untuk membuat acara outing kantor, meskipun 'judul'nya tetap mengorganisir acara.
📷
Baca Juga: Apa Itu Event Organizer?
1.Event Management vs Event Organizer
Meskipun sangat terkait, Event Management dan Event Organizer adalah dua hal yang memiliki fungsi yang sangat berbeda. Perbedaan utamanya terletak pada dua kata ini, management dan organizer.
Secara langsung, event manager bertugas untuk mengelola acara dan event organizer mempunya fungsi untuk merencanakan acara agar acara tersebut berjalan lancar dan bisa membuat klien puas dan menyenangkan klien.
Event manager juga dapat merencanakan aspek acara dan event organizer dapat mengelola komponen tertentu dari proses perencanaan acara yang sudah ada.
Event management dan event organizer bekerja berdampingan, meskipun secara tanggung jawab, hal dikerjakan keduanya berbeda.
2.Fungsi Event Management
Event management melibatkan pembuatan dan pengembangan acara berskala besar, yang mungkin mencakup konferensi, konvensi, konser, pameran dagang, festival, dan upacara.
Event management juga melibatkan target audiens, merumuskan konsep acara, merencanakan logistik keseluruhan acara dan melakukan manajemen proyek dari acara secara keseluruhan.
Ini termasuk mengelola tim yang terdiri dari orang-orang yang bertanggung jawab untuk setiap fungsi, anggaran, dan mengawasi pelaksanaan acara.
Event management juga mengawasi layanan semua vendor dan profesional luar, yang mencakup perencana acara. Tanggung jawab khusus management Event Organizer Indonesia meliputi:
a.Memilih dan memesan tempat
b.Mengkoordinasikan vendor luar
c.Melibatkan pembicara atau hiburan
d.Mengatur transportasi dan parkir
e.Memperoleh izin yang diperlukan dan asuransi yang sesuai
f. Kepatuhan dengan standar kesehatan dan keselamatan
g. Mengembangkan rencana darurat darurat
h.Krisis dan manajemen situasi di acara tersebut
i. Merancang rencana keamanan
j. Pemantauan acara
3.Peran Event managemen
Dalam Event Organizer Indonesia, Event management sering kali direkrut untuk merencanakan dan melaksanakan pertemuan perusahaan berskala besar dan acara khusus, seperti acara olahraga, reuni, dan pesta besar.
Acara besar yang selalu di tangani oleh Event management, seperti acara pemerintah, organisasi nirlaba, asosiasi, dan perusahaan. Fungsi Event management sering kali dapat ditemukan dalam pemasaran perusahaan, atau departemen hubungan masyarakat, atau sebagai bagian dari staf acara khusus mereka.
4.Keterampilan untuk Berhasil
Seperti kebanyakan fungsi event organizer, event management memerlukan keterampilan organisasi yang baik untuk berhasil. Kemampuan untuk melakukan banyak tugas dan menyulap banyak bagian yang sangat penting dan bersama dengan vendor terkemuka bisa menambah nilai plus suatu acara.
Mampu memprioritaskan dan fokus pada tugas adalah hal yang mengarahkan pada acara yang sukses. Event management dimulai dengan proses menciptakan visi untuk acara tersebut dan kemudian melaksanakannya. Tentu saja hal ini menuntut kreativitas dan fleksibilitas.
Sebagian event organizer Indonesia memilih elemen kunci dan melibatkan pengelolaan, tidak hanya fungsi tetapi tim yang terampil, keterampilan interpersonal juga penting.
Interaksi dengan individu-individu di semua tingkatan, seperti vendor adalah bagian dari pekerjaan dan memiliki keterampilan komunikasi yang baik dan nyaman serta kepribadian akan sangat membantu dalam mengembangkan hubungan tersebut.
Event management dan event organizer sering disamakan dan dihubungkan secara bergantian, meskipun sebenarnya ini adalah dua hal yang sangat berbeda.
Sederhananya, perencanaan (planning) dan pengelolaan (organizing) tidak sama. Sementara, set keterampilan dari kedua fungsi ini tumpang tindih, karena merupakan dua fungsi yang berbeda.
Hal ini tentunya dapat menimbulkan masalah atau miscommunication jika kita tidak benar-benar paham dan menjadi klien yang secara keliru berpikir kalau kita membutuhkan event management, ketika apa yang kita butuhkan sebenarnya adalah event planner.
5.Perencanaan Acara
Event organizer Indonesia memang harus bisa merencanakan acara sesuai dengan apa yang akan diselenggarakan. Seperti acara pernikahan yang memiliki budget ratusan juta, atau bahkan mungkin milliaran.
Event organizer dituntut untuk menyusun atau merencanakan acara mulai dari kamar mandi penganti, kamar penggantin, dekorasi serta beberapa vendor yang memiliki keunggulan dan nilai plus.
Hal itu juga memperlukan diskusi awal dengan klien mengenai ide acara, tema, tanggal yang diinginkan, dan pedoman anggaran adalah bagian dari proses perencanaan acara.
Perencanaan acara dimulai dari awal, dari tahap konsep awal dan berlanjut sampai acara aktual berlangsung.
Tidak hanya itu, tugas perencana acara masih terus berlanjut hingga 1-2 minggu setelah acara selesai. Mulai dari membuat report, sampai proses follow-up.
Perencanaan acara melibatkan kerja sama erat dengan klien untuk merancang acara yang mencerminkan visi pertemuan klien dan memenuhi tujuan acara. Klien yang menyewa perencana acara mempekerjakan seseorang untuk merencanakan semua aspek acara, termasuk perincian terkait dan item tindakan, dan untuk melihat peristiwa itu sampai selesai.
Tanggung jawab perencanaan acara dapat mencakup tetapi tidak terbatas pada:
a.Memilih tema keseluruhan untuk acara tersebut
b. Mengembangkan anggaran
c. Memilih tempat
d.Menegosiasikan kontrak hotel
e.Mempekerjakan vendor luar
f. Merencanakan menu
g. Menyewa katering
h.Mengatur pembicara tamu atau hiburan
i. Transportasi yang terkoordinasi
j.Memilih skema warna
k.Mengembangkan undangan
Event planner adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam menyusun suatu acara. Fungsi ini berada di bawah payung event management yang lebih besar.
6.Event organizer
Setiap jenis acara terdiri dari banyak bagian yang cocok bersama seperti potongan-potongan puzzle. Semua bagian itu akhirnya bersatu dan akhirnya menjadi sebuah kesatuan acara.
Acara yang sukses memiliki semua potongan terkait yang berkumpul bersama pada waktu dan tempat yang tepat, lancar, efisien, dan sesuai rencana.
Proses ini disebut event management. Secara sederhana, management event dari acara itu sendiri.
Event management melibatkan pembuatan, koordinasi, dan pengelolaan semua komponen yang berbeda dari suatu acara serta tim orang yang bertanggung jawab untuk setiap aspek. Beberapa aspek manajemen acara mungkin termasuk tetapi tidak terbatas pada:
a.Reservasi lokasi untuk suatu acara
b.Mengkoordinasikan vendor luar
c. Mengembangkan rencana parkir
d. Merancang rencana darurat darurat
e.Memastikan kepatuhan dengan standar kesehatan dan keselamatan
f.Mengelola staf yang bertanggung jawab untuk setiap fungsi
g. Mengawasi pelaksanaan suatu acara
h.Pemantauan acara
i.Menyelesaikan situasi acara di situs
7.Event Management dan Event Organizer Bekerja Sama
Mendefinisikan kedua fungsi ini memang sulit dan menantang karena, tidak hanya keduanya terkait erat, tanggung jawabnya sering tumpang tindih.
Event organizer secara individu dapat menawarkan layanan event management, dan sebaliknya, event manager juga dapat menawarkan jasa event organizer.
Itu semua tergantung pada perencana individu atau tim manajemen acara perusahaan, tempat, dan acara itu sendiri.
Semoga bermanfaat.
Senang bisa berbagi.
Anda butuh tim xtra ordinary event organizer?
Kontak konsultan kita
Comments