Event organizer atau lebih dikenal dengan sebutan EO, merupakan istilah umum buat para penyedia jasa profesional penyelenggara acara. Dan tugas dari sebuah EO, yaitu membantu kliennya agar bisa menyelenggarakan acara yang diimpikan. Lalu, apa saja sih alasan yang membuat seseorang meng-hire jasa dari sebuah Event Organizer?
Bisa jadi hal tersebut dikarenakan keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki oleh para klien. Atau alasan lainnya karena klien menginginkan suatu tim profesional, untuk secara khusus mengurus acara yang diinginkan mulai dari persiapan, hari H hingga selesai. Tentu saja, hasil yang didapatkan antara manajemen acara sendiri dan event organizer pasti berbeda.
Menurut buku dengan judul, “Event Organizer, 7 Langkah Jitu Untuk Membangun Bisnis Event Organizer” yang ditulis oleh professional Event Organizer, Yudhi Megananda, Event Organizer dalam konteksnya sebagai sebuah bisnis memiliki definisi sebagai usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh klien nya, yang berfungsi dalam mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, untuk membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan oleh semua klien.
📷
Nah, lebih dalam lagi untuk mengenal dunia event organizer, yuk kita membahas jenis-jenisnya. Let’s scroll down,
1. One Stop Service Agency: yaitu EO besar yang memiliki kemampuan dalam menyelenggarakan berbagai jenis acara yang berskala hingga internasional sekalipun.
2. MICE : merupakan akronim dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition. EO yang ini khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara yang berbentuk pertemuan.
3. Brand Activation: EO yang secara spesifik membantu para klien nya untuk mempromosikan produk mereka dalam rangka meningkatkan penjualan, peningkatan pengenalan merek di kalangan konsumen, dengan cara berinteraksi langsung ke target marketnya.
4. Musik dan Hiburan: jenis yang ini memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama area musik.
5. Penyelenggara Pernikahan: lebih dikenal dengan sebutan wedding organizer yang mengkhususkan diri untuk membantu klien mengadakan pesta pernikahan mereka.
6. Penyelenggara Ulang Tahun: tipe EO yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk menyelenggarakan pesta untuk anak-anak.
7. Penyelenggara Pribadi: yaitu EO yang khusus bergerak untuk menyelenggarakan pesta pribadi terutama bagi orang-orang kelas atas.
8. Komunitas Event Organizer Indonesia: menjadi media promosi untuk menyelenggarakan event dan bermacam acara.
Sekalipun saat ini konsep DIY (Do-it-yourself) sangat populer, tapi tidak semua hal dapat kita lakukan sendiri, karena ada banyak pekerjaan yang sebaiknya kita serahkan kepada yang ahli, termasuk mengorganisir sebuah acara, dalam hal ini gala dinner kantor.
Kalau kita sedang berencana untuk menjadi tuan rumah suatu pesta, acara, atau pertemuan perusahaan, sangat dianjurkan untuk menyewa jasa yang ahli karena mereka bisa membuat acara kita menjadi salah satu acara yang extraordinary dan sukses! Sebuah EO yang profesional mampu merencanakan acara dengan sempurna, mengolah semua sumber daya yang ada dan menghasilkannya menjadi sebuah acara yang benar-benar mengesankan.
Event organizer mempunyai solusi yang efektif untuk memenuhi situasi tak terduga yang seringkali muncul selama gala dinner kantor kita. Oleh karena itu, memilih EO yang berpengalaman untuk dapat mengkoordinasikan acara kita, sangatlah penting.
Jangan Mau Ribet Ngurus Gala Dinner Kantormu Sendirian. Pakai Event Organizer, Dong!
Kita harus mengevaluasi dan memilih beberapa EO yang memiliki setidaknya aspek-aspek berikut ini.
1. Berpengalaman Pengalaman sudah jelas akan membawa kita kepada kesempurnaan. Event Organizer yang telah ada di industri dalam waktu yang lama bisa membantu dan melayani kita semaksimal mungkin untuk mewujudkan gala dinner yang kita selenggarakan. Mereka hadir dengan memberikan solusi yang efektif untuk keluar dari situasi yang rumit. Menetapkan berbagai tugas besar untuk para ahli dan mengalihkan fokus kita dari manajemen acara ke hasil acara yang benar-benar mengesankan!
2. Kreatif Sebuah event organizer yang ahli akan bisa untuk memberikan ide-ide kreatif dalam mengarahkan sebuah gala dinner menjadi sukses dan unik. Pengetahuan serta pengalaman dalam menyelenggarakan berbagai acara merupakan sesuatu yang hanya dimiliki seseorang yang profesional. Dengan kita mendiskusikan kebutuhan acara bersama ahli EO, kita akan mendapatkan ide-ide inovatif dari mereka! EO yang ahli akan dapat menambahkan beberapa esensi yang kreatif untuk acara kita agar menjadi lebih unik dan berkesan.
3. Antusias Dalam mencari tim untuk menyelenggarakan acara, dibutuhkan orang-orang yang bekerja cekatan, bersemangat dan lincah. Oleh karena itu carilah sebuah tim Event organizer yang energik, yang mampu menjalankan rencana dengan sempurna dan bisa mengontrol situasi dengan cepat. Selain itu, mereka adalah orang-orang yang sangat antusias dan berpengalaman.
4. Melayani Kebutuhan Klien yang Berbeda-beda Setiap event tentu berbeda-beda dalam hal kebutuhan dan masalah yang dihadapi. Oleh karena itu kita tidak bisa melakukan pendekatan ke gala dinner yang akan kita selenggarakan dengan cara yang sama seperti acara sebelumnya. Entah itu acara yang diselenggarakan oleh perusahaan sendiri, EO maupun acara lainnya, semua memiliki kebutuhan khusus yang perlu dipenuhi. Jadi, dengan kita menyewa jasa Event Organizer yang sudah ahli dalam manajemen di berbagai situasi, tentu akan membuat kita merasa tenang untuk bekerja sama dengan mereka.
5. Track Record Merupakan informasi acuan utama bagi kita untuk mempertimbangkan apakah event organizer tersebut cukup berpengalaman dalam menangani acara-acara yang terbilang sukses atau bahkan kurang baik. Membaca testimonial atau mendapatkan rekomendasi event organizer tertentu sangat bagus untuk menjadi masukan yang untuk kita.
6. Ahli Event organizer, entah itu yang bergerak di bidang wedding planner, MICE, musik, dan sebagainya, benar-benar haruslah ahli dalam segala bidang yang berkaitan dengan perencanaan hingga teknis pelaksanaan di lapangan pada saat acara diadakan. Apalagi kalau acara tersebut melibatkan berbagai petinggi dalam hirarki perusahaan atau orang-orang terkasih bahkan pemerintahan. Acara tersebut bukan hal yang main-main, jadi, lihatlah portofolio event organizer tersebut untuk meyakinkan kita tentang pengalaman mereka dalam merancang sebuah acara.
7. Anggaran Poin mengenai anggaran merupakan salah satu hal penting dalam suatu acara. Saat akan memilih event organizer, pastikan kita menyesuaikan dana yang kita miliki dengan pelayanan yang diberikan oleh penyedia jasa yang akan ditunjuk. Tapi, kalau ada kendala atau keterbatasan dari segi dana, namun tetap ingin menggunakan sebuah event organizer, cobalah untuk mendiskusikan kebutuhan kita dan bersama-sama mencari solusinya.
8. Team Work Dalam sebuah acara sudah pasti diperlukan sikap yang baik, tutur yang sopan, dan pembawaan yang menyenangkan. Kita tentu harus mendapatkan dan bekerja sama dengan tim event organizer yang solid dan memiliki karakteristik personal tim yang baik, karena tim event organizer merupakan bagian depan pelayanan di acara kita.
9. Disiplin Kedisiplinan merupakan hal yang dapat mewujudkan kesuksesan sebuah acara. Dalam hal ini, sebuah EO haruslah yang memiliki kedisiplinan dalam hal waktu serta sikap yang konsisten. Dengan karakteristik tersebut maka acara kita pun akan berjalan sesuai dengan rencana dan waktu yang telah ditetapkan.
10. Follow Up Report Poin ini berkaitan dengan tindak lanjut yang berkaitan dengan laporan yang selalu di update oleh tim EO selama masa persiapan. Hal ini berguna agar kita tetap bisa mengecek sudah sejauh mana tim dalam mengurus persiapan acara. Pastikan bahwa tim tersebut harus komunikatif dan informatif agar kita bisa lebih tenang dalam mempersiapkan acara yang akan diselenggarakan.
Anda butuh tim xtra ordinary event organizer? Kontak konsultan kita
Comments