Sebelum pelaksanaan acara, selalu ada tahap persiapan yang cukup panjang. Meskipun seringkali dilakukan hanya dalam waktu satu hari, namun setiap event memerlukan serangkaian persiapan yang harus dilakukan beberapa waktu sebelum hari pelaksanaannya.
Setiap acara memiliki tujuan tertentu, baik itu sebagai upacara, perayaan, promosi, atau tujuan lainnya.
Oleh karena itu, perencanaan acara harus dilakukan jauh-jauh hari. Berikut adalah langkah-langkah persiapan yang diperlukan untuk mengelola sebuah event.
Hal yang Harus Dilakukan Sebelum Suatu Acara
Perencanaan sebuah acara adalah panduan yang penting bagi semua aspek dari kegiatan tersebut. Ini sering disebut sebagai rencana manajemen yang mengatur langkah-langkah dan informasi kunci yang dibutuhkan untuk menjalankan acara.
Termasuk dalam perencanaan tersebut adalah anggaran, lokasi, tanggal pelaksanaan, pemasaran, dan jumlah tamu yang diundang.
Bahkan acara yang sederhana juga memerlukan perencanaan yang teliti karena setiap aspek membutuhkan persiapan yang matang.
Sedangkan acara yang besar dan mewah tentu membutuhkan perencanaan yang lebih terperinci karena melibatkan persiapan yang kompleks.
Namun, tidak menutup kemungkinan bahwa bahkan acara kecil juga memerlukan perencanaan yang matang untuk memastikan kesuksesannya.
Dengan demikian, perencanaan yang baik mencakup semua aspek dari acara dan menjamin kelancaran jalannya acara tersebut.
1. Menentukan Tujuan
Menentukan tujuan acara adalah langkah kunci yang akan membentuk landasan bagi tahapan persiapan berikutnya.
Jika tujuan dari suatu acara adalah untuk meningkatkan penjualan produk, maka prioritasnya adalah menarik banyak pengunjung dengan menyusun rangkaian acara yang menarik perhatian.
2. Riset
Melakukan riset adalah langkah penting dalam mempersiapkan sebuah acara. Setelah menetapkan tujuan acara, langkah berikutnya adalah melakukan riset untuk memahami konsep acara secara menyeluruh.
Ini mencakup identifikasi target pengunjung, penentuan tema acara, dan strategi untuk menarik perhatian target pengunjung.
Oleh karena itu, riset sebaiknya dilakukan sebelum membentuk tim pengelola acara untuk memastikan landasan yang kuat dalam perencanaan acara.
3. Menyiapkan Tim Pengelola Acara
Menjalankan acara yang besar merupakan tugas yang menantang jika dilakukan secara individu. Oleh karena itu, penting untuk membentuk tim yang solid yang dapat berbagi tanggung jawab. Pembentukan tim ini harus melibatkan individu yang memiliki keahlian dan kompetensi yang sesuai dengan bidang masing-masing.
Seorang spesialis pencahayaan harus diposisikan di departemen pencahayaan. Seorang komunikator yang mahir bisa ditugaskan sebagai pembawa acara, sementara individu dengan keterampilan manajerial yang kuat dapat menjadi kepala pengelola acara atau memegang peran lain yang sesuai untuk memastikan kelancaran jalannya acara.
4. Menciptakan Ide yang Menarik
Apabila suatu acara bertujuan untuk promosi, penting untuk merancang konsep yang mampu menarik minat pengunjung yang dituju, seperti mengundang tokoh yang terkenal dengan popularitas yang sesuai dengan tema yang dipromosikan.
Promosi acara dapat dilakukan melalui berbagai saluran, termasuk iklan dalam bentuk flyer, banner, brosur, media sosial, dan lain sebagainya.
5. Tambahkan Event Seru
Menambahkan kegiatan yang mengasyikkan ke dalam sebuah acara adalah kunci untuk mempertahankan minat peserta sepanjang berlangsungnya event.
Penting untuk tidak hanya menarik perhatian melalui promosi sebelumnya, tetapi juga memastikan bahwa acara tersebut menawarkan berbagai kegiatan yang menarik bagi pengunjung, sehingga mereka dapat merasa terhibur dan terlibat hingga akhir acara.
Itulah hal yang harus dilakukan sebelum acara, semoga dapat membantu Anda ya! Apabila ingin memaksimalkan marketing campaign, Anda bisa menjadi salah satu referensi untuk Anda! Jangan lupa untuk berkonsultasi bersama event organizer Jakarta sekarang juga!
Comments