Ingin tahu tentang tugas-tugas yang dilakukan oleh event organizer (EO)? Setelah pengumuman berakhirnya status pandemi COVID-19 oleh presiden di Indonesia, semakin banyak EO yang mengadakan berbagai acara seperti pameran, festival musik, konser internasional, dan masih banyak lagi.
Sudah berapa banyak festival musik atau acara lain yang pernah Anda ikuti? Umumnya, acara-acara tersebut berhasil terlaksana berkat kerja keras dari EO. Setiap bulan, pasti ada acara yang diselenggarakan, terutama menjelang akhir tahun. Pertanyaannya, sebenarnya apa saja sih tugas event organizer?
Apa Tugas Event Organizer?
Tidak hanya dalam ranah musik, event organizer (EO) menghadirkan beragam acara sepanjang tahun ini, mulai dari mengorganisir konferensi, kompetisi, pameran, hingga MICE (Meeting, Incentive, Convention, dan Exhibition).
Peningkatan popularitas acara offline juga membuka peluang bisnis yang luas bagi EO. Pertumbuhan industri EO juga membuka lebih banyak peluang pekerjaan dalam bidang ini.
Namun, sebelum memasuki dunia bisnis EO, penting untuk memahami dengan baik tanggung jawab seorang event organizer. Berikut adalah deskripsi pekerjaan untuk seorang event organizer:
Memenuhi Kebutuhan Klien dalam Membuat Acara
Langkah awal yang diambil oleh tim penyelenggara acara adalah memperhatikan kebutuhan dan keinginan klien.
Mereka harus mampu mengimplementasikan gagasan-gagasan klien dalam pembuatan sebuah acara, bahkan berinovasi dengan memberikan saran-saran tambahan untuk memperkaya acara tersebut.
Setelah memahami harapan klien, tim penyelenggara acara perlu menyajikan ide-ide yang kreatif.
Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa gagasan tersebut sejalan dengan visi klien dalam menciptakan acara yang unik dan berkesan.
Untuk mendapatkan ide yang inovatif, diperlukan kolaborasi dengan tim yang terbiasa berpikir di luar batas. Karena, penonton cenderung lebih tertarik pada acara yang berbeda dan menyegarkan.
Merencanakan Konsep Acara
Jika ide tersebut diterima dengan baik, tugas selanjutnya bagi penyelenggara acara adalah merencanakan konsep acara secara komprehensif. Ini mencakup pemilihan tema, pemilihan pengisi acara, serta pemilihan lokasi acara.
Pembuatan Anggaran Acara
Kemampuan dalam menyusun anggaran acara yang akurat sangatlah penting. Kesalahan perhitungan anggaran bisa berakibat fatal, bahkan merugikan.
Oleh karena itu, setiap detail anggaran harus dipertimbangkan dengan cermat, termasuk administrasi, honor pengisi acara, penambahan tenaga kerja, konsumsi, sewa tempat, dan pengeluaran tak terduga lainnya.
Pembuatan Rundown Acara
Setelah anggaran disusun, tahap berikutnya adalah menyusun rundown acara. Rundown acara harus jelas mengenai waktu dimulainya acara, waktu selesai, serta urutan jalannya acara. Ini penting untuk memastikan kelancaran jalannya acara.
Penunjukan Tugas kepada Tim Pelaksana
Untuk memastikan suksesnya acara, dibutuhkan pembagian tugas yang jelas kepada berbagai divisi yang terlibat.
Pemilihan personel sesuai dengan keahlian masing-masing sangatlah krusial, agar setiap tugas dapat diselesaikan dengan baik dan acara berjalan lancar.
Pelaksanaan Acara
Setelah ide, konsep, dan rundown acara disetujui, langkah selanjutnya adalah mengatur detail pelaksanaan acara, mulai dari persiapan hingga pelaksanaan sesungguhnya, termasuk kebutuhan-kebutuhan teknis selama acara berlangsung.
Hal ini bertujuan agar acara dapat berjalan dengan sukses dan sesuai dengan harapan klien.
Evaluasi Acara
Evaluasi acara juga merupakan langkah penting. Tujuannya adalah agar klien dapat mengetahui sejauh mana acara yang telah diselenggarakan sesuai dengan konsep yang telah dirancang.
Evaluasi juga membantu untuk memperbaiki kesalahan dan kekurangan agar acara berikutnya dapat berlangsung dengan lebih sukses.
Ingin mengadakan acara yang tak terlupakan tanpa repot mengurus detailnya sendiri? Percayakan pada kami, Event Organizer Jakarta, untuk membuat momen istimewa Anda menjadi kenyataan! Dari konsep yang kreatif hingga pelaksanaan yang sempurna, kami siap membantu Anda dalam setiap langkahnya.
Jangan biarkan kesibukan merampas kegembiraan Anda. Hubungi kami sekarang untuk konsultasi gratis dan mulailah merencanakan acara impian Anda bersama kami! Segera hubungi Event Organizer Jakarta dan biarkan kami memberikan sentuhan magis pada acara Anda!
Comments