Event marketing bagi perusahaan merupakan salah satu wadah yang sangat membantu perusahan maupun brand untuk mencapai tujuan tertentu seperti menampilkan, merayakan, hingga mengkomunikasikan sesuatu. Terlebih lagi di event ini bisa dibilang keuntungan oleh banyak pihak dari penyelenggara maupun pendatang. Namun, apakah kamu perlu jasa event organizer?
Untuk membuat event yang menarik dan profesional. Pastinya diperlukan event organizer karena dengan adanya EO, kamu bisa dipandu secara langsung agar event yang dijalankan sesuai dengan keinginan hingga berhasil.
Nah, pada kesempatan kali ini kami akan mengupas lebih dalam mengenai event organizer di jakarta serta layanan dari XOEO (Xtra Ordinary Event Organizer). Tidak usah berlama-lama lagi kamu bisa simak artikel dibawah ini ya!
Apa Itu Event Organizer
Penyelenggara acara atau event organizer memiliki tanggung jawab dalam mengelola,merencanakan, hingga mengatur acara dengan cara yang paling efisien dan hemat biaya. Deskripsi pekerjaan dari event organizer seperti menemukan target audiens perusahaan dengan niche market yang tersebar luas di pasar dan menemukan dimana acara yang cocok agar dapat diadakan.
Sebagian besar event organizer bekerja dengan berbagai klien di sektor publik, swasta, dan nirlaba. Event organizer berkomunikasi dengan klien untuk mengetahui kebutuhan spesifik mereka dan memberikan konsep acara terbaik, termasuk informasi, pengetahuan, teknologi, dan pameran dagang serta film, musik, seni, dan festival dan pameran budaya.
Event lain yang termasuk dalam job description seorang event organizer antara lain peluncuran produk, show, fashion show, acara musik, peluncuran promosi produk, seminar bisnis atau pendidikan hingga acara penggalangan dana amal.
Sebagai industri yang kompetitif, penyampaian hasil yang konsisten dan kinerja event organizer yang unggul membuat event organizer dihargai oleh klien mereka.
Cara Kerja Event Organizer
Tim event organizer terbaik akan membuat pekerjaan terlihat mudah dan cepat. Meskipun ini tentu saja bukan hal yang mudah, hal-hal yang akan dilakukan oleh event organizer yang baik di belakang layar sangat luas dan sangat penting bahwa penanggung jawab penyisiran terbuka, fleksibel, dan fokus pada pekerjaan yang ada.
Meskipun elemen dasar pengorganisasian acara mungkin serupa, setiap proyek yang unik akan memiliki persyaratan tersendiri. Jadi untuk menjadikan acara hari itu sebaik mungkin, event organizer yang baik akan mengeksplorasi setiap opsi yang memungkinkan untuk membuatnya berhasil dan menyesuaikan praktik kerja mereka sesuai dengan itu.
Sejak awal, event organizer yang baik akan mulai mengenalmu sebagai klien dan meluangkan waktu untuk memahami apa yang penting bagi kamu tentang acara yang ingin kamu adakan. Pertemuan dengan klien sangat penting karena ini adalah pertemuan untuk membahas apa yang dibutuhkan untuk acara yang akan diadakan.
Pembahasan persyaratan ini mencakup hal-hal spesifik seperti lokasi, anggaran, dan banyak hal lain yang akan diungkapkan saat klien dan event organizer berdiskusi. Dari diskusi ini,event organizer kemudian akan membuat proposal mendetail dengan berbagai ide yang memenuhi tujuan spesifik dan dapat dicapai sesuai anggaran.
Setelah rencana disetujui, langkah selanjutnya adalah bagaimana mewujudkan konsep yang disepakati menjadi kenyataan. Mengorganisir acara menyembunyikan rencana, mengamankan tempat, dan memperkuat program, membuat kamu selalu mendapat informasi terbaru tentang apa yang terjadi di sepanjang jalan.
Selain itu, event organizer juga akan mempertimbangkan hal-hal seperti persyaratan kesehatan dan keselamatan, penawaran pengarahan, pengaturan tamu, dll. Jika klien memiliki permintaan khusus, akses ke tempat dan logistik perjalanan akan dikelola dengan hati-hati.
Selain kamu perlu mengetahui cara kerja event organizer kamu juga perlu nih untuk mengetahui apa itu MICE, sehingga bisa dijadikan salah satu referensi untukmu.
4 Layanan yang bisa kamu dapatkan di XOEO
Setelah membahas pengertian event organizer hingga cara kerjanya. Kamu juga perlu mengetahui nih layanan apa saja yang bisa kamu dapatkan dari XOEO sebagai salah satu event organizer di jakarta, yuk kita buka disini!
1. Virtual Events
Layanan pertama yakni virtual event, event atau acara yang diselenggarakan secara online. Bentuk acara virtual ini bisa berupa ruang diskusi kecil tanya jawab hingga forum konferensi besar dengan ribuan peserta.
Contoh virtual event yang sering dilakukan seperti live streaming, webinar, virtual meeting, virtual prescon, virtual gathering, dan masih banyak lagi!
Ingin mengetahui game virtual yang bisa kamu mainkan agar acara virtual kamu lebih meriah? Kamu bisa intip games acara online seperti gartic, online bingo, dan trivia quiz.
2. Internal Events
Internal events adalah kegiatan yang diselenggarakan oleh perusahaan untuk meningkatkan kualitas anggota perusahaan dan sebagai sarana mempererat hubungan antar sesama anggota. Contoh Internal events bisa mulai dari gala diner, pelatihan, meeting, team building, kick off, family gathering, dan masih banyak lagi.
3. Marketing Events
Layanan XOEO selanjutnya yakni marketing event adalah salah satu strategi marketing yang dimana perusahaan dan brand dapat melakukan aktivitas marketing itu sendiri.
Contoh marketing event seperti launching product, pameran, konferensi, press release, branding dan masih banyak lagi.
4. Event Support
Dan layanan yang terakhir adalah event support dimana kamu bisa dibantu dengan persiapan event, perlengkapan hingga peralatan dari XOEO selaku event organizer profesional yang ada di Jakarta.
Alasan Kenapa Harus Pilih Jasa Event Organizer Jakarta XOEO
Anda mungkin bertanya-tanya mengapa harus memilih Jasa Event Organizer Jakarta XOEO. Nah, saya akan memberikan beberapa alasan yang menarik untuk memilih mereka:
Pengalaman dan Profesionalisme: Jasa Event Organizer Jakarta XOEO memiliki pengalaman yang luas dalam mengorganisir berbagai jenis acara, mulai dari pernikahan, konferensi bisnis, hingga konser. Mereka memiliki tim yang terlatih dan berdedikasi untuk memberikan layanan profesional yang sesuai dengan kebutuhan dan preferensi Anda.
Kreativitas dan Inovasi: XOEO memiliki reputasi yang baik dalam menciptakan acara yang unik dan berkesan. Mereka selalu mencari ide-ide baru dan inovatif untuk menghadirkan pengalaman yang tak terlupakan bagi para tamu. Dengan tim kreatif yang berpengalaman, mereka dapat membantu Anda menghasilkan konsep acara yang menarik dan sesuai dengan tema yang Anda inginkan.
Jaringan Luas: Sebagai perusahaan yang beroperasi di Jakarta, XOEO memiliki jaringan yang luas dengan berbagai vendor dan pemasok. Mereka dapat membantu Anda dalam menemukan lokasi acara yang ideal, menyediakan dekorasi yang menakjubkan, dan mengatur layanan makanan dan minuman yang berkualitas. Keberadaan jaringan yang luas ini memungkinkan mereka untuk menawarkan opsi yang beragam dan memenuhi segala kebutuhan Anda.
Penanganan Logistik yang Profesional: Mengorganisir sebuah acara melibatkan banyak aspek logistik, seperti manajemen waktu, transportasi, perijinan, dan lain sebagainya. XOEO memiliki tim yang terampil dalam menangani semua aspek ini dengan baik, sehingga Anda dapat tenang dan fokus pada hal-hal lain yang penting dalam acara Anda.
Layanan yang Disesuaikan: Setiap acara memiliki kebutuhan dan preferensi yang unik. XOEO mampu menyediakan layanan yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Mereka akan bekerja sama dengan Anda untuk memahami visi dan harapan Anda, serta membantu mewujudkannya dalam acara yang sebenarnya.
Dengan memilih Jasa Event Organizer Jakarta XOEO, Anda akan mendapatkan bantuan profesional dan pengalaman yang menyenangkan dalam mengorganisir acara Anda. Dengan tim yang berdedikasi, kreatif, dan berpengalaman, mereka akan membantu mewujudkan visi acara Anda dan menciptakan pengalaman yang tak terlupakan bagi semua peserta.
Tips Memilih Event Organizer Jakarta
Event Organizer (EO) memiliki peran penting dalam kesuksesan sebuah acara. Mereka adalah orang-orang yang mengatur segala hal, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga evaluasi acara. Di kota metropolitan seperti Jakarta, banyak EO yang beroperasi, sehingga memilih EO yang tepat menjadi langkah kunci untuk memastikan bahwa acara Anda berjalan lancar dan sesuai dengan harapan. Dalam artikel ini, kami akan memberikan beberapa tips untuk membantu Anda memilih Event Organizer yang tepat di Jakarta.
1. Tentukan Tujuan dan Anggaran Anda
Sebelum mencari EO, tentukan tujuan acara Anda dengan jelas. Apakah itu pernikahan, seminar, pameran, atau acara lainnya? Selain itu, tetapkan juga anggaran yang Anda siapkan untuk acara tersebut. Menentukan tujuan dan anggaran akan membantu Anda mempersempit pilihan EO yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
2. Cari Referensi dan Review
Mencari referensi dari teman, kolega, atau keluarga yang pernah menggunakan jasa EO di Jakarta adalah langkah awal yang baik. Anda juga dapat mencari review online atau melalui media sosial untuk mengetahui reputasi EO yang sedang Anda pertimbangkan. Ketahui bagaimana pengalaman orang lain bekerja dengan EO tersebut dan apakah mereka puas dengan hasilnya.
3. Tinjau Portofolio
Sebagian besar EO memiliki portofolio acara yang telah mereka selenggarakan sebelumnya. Tinjau portofolio ini untuk melihat jenis acara yang telah mereka tangani. Jika Anda merencanakan acara pernikahan, pastikan mereka memiliki pengalaman dalam mengorganisir pernikahan. Jika Anda mengadakan acara korporasi, cari EO yang memiliki pengalaman dalam mengatur acara bisnis.
4. Pertimbangkan Spesialisasi
EO dapat memiliki spesialisasi dalam berbagai bidang, seperti pernikahan, acara korporat, atau konser. Pilih EO yang memiliki keahlian sesuai dengan jenis acara yang Anda rencanakan. Mereka akan memiliki pengetahuan dan koneksi yang diperlukan untuk menjalankan acara dengan sukses.
5. Pertemuan dan Wawancara
Setelah Anda menyusun daftar potensial EO, jadwalkan pertemuan atau wawancara dengan mereka. Ini adalah kesempatan untuk berbicara langsung dengan EO dan mengajukan pertanyaan yang Anda miliki. Pertemuan ini juga memungkinkan Anda untuk menilai kemampuan komunikasi mereka dan sejauh mana mereka dapat memahami visi Anda untuk acara tersebut.
6. Tanyakan tentang Tim dan Sumber Daya
Pastikan EO yang Anda pilih memiliki tim yang kompeten dan sumber daya yang cukup untuk menjalankan acara Anda dengan sukses. Tanyakan tentang siapa yang akan bekerja pada acara Anda, apakah mereka memiliki hubungan dengan vendor penting, dan bagaimana mereka mengelola logistik dan perencanaan acara.
7. Periksa Izin dan Legalitas
Pastikan EO yang Anda pilih memiliki izin dan legalitas yang diperlukan untuk menjalankan bisnis mereka. Ini termasuk izin usaha, surat-surat perjanjian, dan asuransi yang relevan. Hal ini akan memberikan perlindungan tambahan bagi Anda jika terjadi masalah selama pelaksanaan acara.
8. Bandingkan Harga dan Layanan
Jangan hanya memilih EO berdasarkan harga terendah. Bandingkan tawaran dari beberapa EO berdasarkan biaya dan layanan yang mereka tawarkan. Pastikan Anda memahami dengan jelas apa yang termasuk dalam biaya yang Anda bayar, dan apakah ada biaya tambahan yang mungkin timbul selama pelaksanaan acara.
9. Evaluasi Kontrak dengan Teliti
Sebelum menandatangani kontrak, baca dengan teliti semua syarat dan ketentuan yang tercantum di dalamnya. Pastikan kontrak mencakup semua detail perencanaan acara, termasuk tanggal, lokasi, biaya, dan tanggung jawab masing-masing pihak.
10. Komunikasi yang Baik
Kunci sukses dalam berkerja sama dengan EO adalah komunikasi yang baik. Pastikan Anda dan EO dapat berkomunikasi dengan lancar dan secara teratur selama seluruh proses perencanaan dan pelaksanaan acara.
Memilih Event Organizer yang tepat adalah langkah penting untuk merencanakan acara yang sukses dan memuaskan di Jakarta. Dengan mengikuti tips di atas, Anda dapat meningkatkan peluang untuk menemukan EO yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan menjadikan acara Anda berkesan.
Jasa Event Organizer Profesional di Jakarta
Sudah lebih dari 7 tahun XOEO berkontribusi untuk perusahaan dari skala micro hingga besar. Memberikan pelayanan yang terbaik adalah tanggung jawab kami. Keberhasilan sebuah acara merupakan salah satu misi utama kami agar perusahaan terus berkembang dan berinovasi.
Jadi tunggu apalagi apabila kamu ingin mengadakan event berkualitas?
Konsultasikan sekarang bersama konsultan event kami!
Comments