Jika Anda tertarik untuk terlibat dalam dunia manajemen acara, posisi sebagai event coordinator mungkin merupakan pintu masuk Anda ke industri penyelenggaraan acara.
Pekerjaan ini dianggap sebagai langkah awal untuk mendapatkan pengalaman yang berharga.
Mengapa begitu? Banyak perencana acara terkemuka memulai karier mereka sebagai event coordinator.
Apakah Anda ingin tahu lebih banyak tentang apa yang dilakukan seorang event coordinator? Yuk kita lihat ringkasan mengenai peran event coordinator berikut ini yang disusun oleh XOEO.
Apa Itu Event Coordinator?
Event Coordinator adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengawasi pelaksanaan acara, berbeda dengan event planner yang bertugas merancang konsep acara.
Menurut The Balance SMB, tugas seorang koordinator acara tidak melibatkan desain acara tetapi lebih pada pengelolaan setiap komponen acara untuk memastikan jalannya agenda berjalan lancar.
Setelah event planner menetapkan visi untuk sebuah acara, koordinator akan membantu mewujudkan visi tersebut.
Mereka bertanggung jawab menentukan vendor terbaik, mengatur jadwal kedatangan vendor, dan menangani tugas logistik lainnya.
Perusahaan manajemen acara besar biasanya menugaskan dua koordinator untuk satu perencana acara, sementara perusahaan yang lebih kecil mungkin hanya memiliki satu koordinator.
Event coordinator berinteraksi langsung dengan event planner dan dewan eksekutif, namun pekerjaan mereka tidaklah mudah. Mereka sering harus bekerja pada hari libur untuk memastikan kelancaran acara.
Mereka juga diharapkan untuk menangani segala keperluan teknis di lokasi acara dalam waktu singkat sebelum acara dimulai, terutama jika terjadi masalah mendadak.
Koordinator acara harus memiliki fokus yang baik, keteraturan, dan kemampuan berpikir cepat. Mereka juga harus memberikan instruksi kepada anggota staf di divisi-divisi seperti logistik dan katering.
Dengan begitu, mereka tidak hanya bertanggung jawab kepada event planner tetapi juga kepada staf di bawah mereka.
Tugas dan Tanggung Jawab Event Coordinator
Sebagaimana para pekerja di industri kreatif lainnya, profesi sebagai event coordinator juga menyimpan banyak tanggung jawab yang harus diemban.
Keseluruhan perjalanan sebuah acara tergantung pada mereka; dari memenuhi keinginan klien hingga menyusun detail-detail terkecil dalam pelaksanaannya.
Walaupun tugas-tugas event coordinator bisa bervariasi tergantung pada jenis acara yang diselenggarakan, namun secara umum, tanggung jawab mereka tetap sejenis.
Berikut adalah sejumlah deskripsi pekerjaan dan tanggung jawab yang biasa diemban oleh event coordinator menurut sumber-sumber seperti Americasjobexchange dan Themediabistro:
Merencanakan dan mengoordinasikan detail-detail beragam acara, mulai dari konferensi, pernikahan, ulang tahun, hingga konser musik dan pameran dagang.
Mengatur anggaran dan memonitor pengeluaran.
Menyediakan akomodasi bagi para pengisi acara.
Memilih vendor katering dan menyiapkan menu makanan dan minuman.
Melakukan kunjungan ke lokasi acara untuk merencanakan tata letak kursi dan kebutuhan dekorasi.
Menjadwalkan kehadiran pembicara, vendor, dan peserta.
Mengoordinasikan dan mengawasi jalannya acara.
Mengatur upaya promosi untuk mempublikasikan acara.
Menyusun jadwal kerja bagi staf, termasuk protokol keamanan dan kebutuhan peralatan.
Mengurus logistik acara, termasuk pendaftaran peserta, persiapan presentasi, dan evaluasi pasca-acara.
Menyimpan inventaris seperti backdrop, proyektor, komputer, dan material display lainnya.
Deskripsi pekerjaan mereka memang bervariasi dan menantang, namun penting untuk diingat bahwa tugas-tugas mereka bisa berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan klien yang dilayani.
Baca Juga : 7 Ide Tema Pentas Seni yang Menginspirasi
Skill dan Kualifikasi Event Coordinator
Bekerja sebagai karyawan di industri penyelenggaraan acara dapat memberikan kepuasan yang besar bagi mereka yang menyukai tantangan.
Menurut Socialtables, event coordinating dikenal sebagai salah satu pekerjaan yang paling menimbulkan stres di seluruh dunia.
Oleh karena itu, untuk meraih kesuksesan dalam industri manajemen acara, seseorang harus memiliki beragam keterampilan yang dapat mendukung karier dan kehidupan pribadinya.
Berikut adalah daftar keterampilan dan kualifikasi yang diperlukan untuk menjadi seorang koordinator acara:
1. Keterampilan Organisasi
Koordinator acara harus memiliki tingkat organisasi yang tinggi. Oleh karena itu, kemampuan untuk memperhatikan detail dan menjaga jadwal, anggaran, dan rincian lainnya sangat penting agar acara dapat berjalan dengan lancar.
2. Kemampuan Networking
Networking merupakan keterampilan yang sangat diperlukan dalam industri manajemen acara. Kemampuan untuk menjalin hubungan yang baik dengan klien dan vendor sangatlah vital.
Seorang koordinator acara harus bisa bernegosiasi dengan artis, penyedia perlengkapan, dan penyedia katering.
3. Kemampuan Adaptasi
Koordinator acara terbaik harus dapat tetap tenang, dingin, dan percaya diri di hadapan klien dan vendor. Mereka juga harus bisa berpikir cepat ketika menghadapi masalah dalam acara.
Industri manajemen acara seringkali sangat sibuk, jadi kemampuan untuk beradaptasi dengan lingkungan yang dinamis sangatlah penting.
4. Pengetahuan dasar Event Management
Profesional dalam industri manajemen acara harus memiliki pengetahuan dasar tentang apa yang diperlukan dalam menyelenggarakan sebuah acara.
Mereka harus memahami bagaimana mengatur artis, menyewa tempat acara, dan membuat dekorasi yang menarik. Kemampuan untuk memahami kebutuhan klien juga sangat penting.
Pengetahuan ini akan membantu mereka membangun hubungan yang baik dengan vendor dan klien, serta menciptakan pengalaman acara yang berkesan bagi semua pihak yang terlibat.
Demikianlah beberapa informasi tentang pekerjaan sebagai koordinator acara. Meskipun pekerjaan ini dapat menimbulkan stres, namun juga sangat menantang dan memuaskan. Itulah yang perlu diketahui tentang karier dalam manajemen acara.
XOEO bisa menjadi salah satu Event Organizer Jakarta yang bisa Anda percayai untuk membuat event dengan event coordinator yang lebih brilian! Yuk konsultasikan!
Comments