Pengertian Event Organizer
Di dalam dunia bisnis, kegiatan organisasi, maupun di lingkungan pendidikan pasti tidak asing dengan istilah Event Organizer.
Event organizer adalah pengelola sebuah acara, karena melibatkan banyak orang untuk mencapai kesuksesan dalam acara tersebut.
Setiap kegiatan yang di selenggarakan bertujuan untuk memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa bersifat non-material.
Menurut Wikipedia, Penyelenggara acara adalah istilah untuk penyedia jasa profesional penyelenggara acara. Meski bisa dialihbahasakan, namun umumnya istilah aslinya tetap dipergunakan. Atau untuk mudahnya, sering disebut EO.
Pada dasarnya, tugas dari EO adalah membantu setiap klien untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki klien.
Namun penggunaan jasa EO juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional, sehingga hasilnya lebih baik daripada bila dikerjakan sendiri.
Menurut buku, "EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer" yang ditulis oleh professional Event Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis memiliki definisi sebagai berikut:
"Usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan membuat acara."
Untuk menggali lebih dalam mengenai definisinya, maka kita harus menjabarkan arti dari setiap kata agar tidak menimbulkan salah persepsi. Banyak orang yang menganggap bahwa event organizer hanya pelaksana sebuah acara sehingga konteks dari arti tersebut seperti merendahkan pekerjaan itu sendiri.
Pada dua kata yang tertera di atas, secara implisit, kita seharusnya sudah bisa menebak sebagian arti dan maksud yang terkandung di dalamnya.
Kata pertama adalah event yang artinya adalah sebuah program, acara atau sebuah bentuk kegiatan yang tidak dilakukan setiap hari atau sebuah bentuk kegiatan yang diadakan secara khusus.
Lalu, pada kata organizer, bisa diartikan sebagai pelaku kegiatan, baik perorangan, atau lebih secara bersama-sama dan teratur dalam sebuah koordinasi yang terstruktur untuk mencapai tujuan.
Maka bisa disimpulkan bahwa event organizer adalah sebuah bidang usaha atau pekerjaan yang membutuhkan kreatifitas bagi pelaksananya yang terorganisasi secara menyeluruh dari hal-hal yang kecil hingga besar, yang diawali dengan persiapan, pelaksanaan hingga pekerjaan itu selesai, semua terukur dalam skema-skema yang sudah di tetapkan dari awal guna terpenuhinya tujuan maupun kebutuhan yang ingin dicapai oleh klien.
[caption id="attachment_1166" align="alignnone" width="1050"] karya pabloheimplatz[/caption]
Macam-macam Event Organizer
Dilihat dari jenis acara yang diadakan, Event Organizer dapat dikategorikan menjadi:
One Stop Service Agency: Event Organizer besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun.
MICE: Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition. EO yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
Brand Activation ; adalah EO yang secara spesifik membantu kliennya untuk mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merk di kalangan konsumen, dengan berinteraksi langsung ke target marketnya.
Musik dan Hiburan: EO yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
Penyelenggara Pernikahan: EO yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.
Penyelenggara Ulang Tahun: EO yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak.
Penyelenggara Pribadi: EO khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi orang kaya.
Komunitas Event Organizer Indonesia Jakarta, media promosi event dan bermacam acara.
Event Organizer dalam dunia usaha
Perkembangan dunia usaha di Indonesia, saat ini telah memperlihatkan ke arah yang menggembirakan. Terbukti dengan semakin maraknya berbagai bentuk badan usaha yang bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu skala kecil maupun besar. Salah satunya adalah Event Organizer.
Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah pada profesi, yaitu suatu lembaga baik formal maupun non-formal, yang dipercaya untuk melakukan kegiatan.
Misalnya peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik, dan lain sebagainya, di sesuaikan dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif Event Organizer Indonesia Jakarta sendiri.
Di sini, yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (in-house production) dan event organizer yang mengarah pada profesi, dapat di lihat dari keberlangsungan event organizer tersebut.
Apabila dalam bentuk kepanitiaan, setelah kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai pula tugas orang-orang yang terlibat di dalam kepanitiaan. Sedangkan dalam event organizer yang mengarah pada profesi, meskipun kegiatan telah berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya akan tetap berlangsung.
Tahapan Menyelenggarakan Event
Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan strategis dalam menyelenggarakan sebuah event:
Konsep yang menarik dan kreatif
Proses tahapan pembuatan event
Eksekusi event yang signifikan
Konsep Yang Menarik Dan Kreatif
Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update).
Setelah tema tercipta, maka kita harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer Indonesia Jakarta yang lain. Kita harus berani melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika perlu sesuatu yang belum pernah di bayangkan orang.
“Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat,” (Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer).
Proses Tahapan Pembuatan Event
Mencari konsep yang kreatif.
Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
Membentuk tim untuk event yang akan diselenggarakan.
Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka Pikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar tujuan proposal.
Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon sponsor.
Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
Melakukan kontrak kepada semua pihak.
Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara.
Jika diperlukan melakukan konferensi pers.
Melakukan publikasi.
Merekrut sesuai dengan kebutuhan.
Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi.
Eksekusi Event Yang Signifikan
Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi, dan lain-lain.
Pemilihan supplier yang signifikan dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi, dan lain-lain.
Membuat kegiatan acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
Tepat waktu.
Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau sejenisnya.
Hasil acara diliput di media cetak / elektronik
Anda butuh tim xtra ordinary event organizer?
Kontak konsultan kita
Comments